Política de protección de datos

A través de este documento PROMOBILY establece las disposiciones generales para la protección de datos personales registrados en cualquier base de datos de la empresa, que sean susceptibles de tratamiento y se regirán por el régimen de protección de datos personales establecido Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique o derogue.

PROMOBILY S.A.
, quiere ser enfática en que los datos personales que constan actualmente en sus archivos, han sido recolectados, procesados y tratados de manera ética, legal, segura, confiable y, cuando la información así lo amerite confidencial, y sólo para el desarrollo de su actividad que consiste fundamentalmente en la promoción y gerencia de proyectos inmobiliarios.

DATOS GENERALES DE PROMOBILY S.A.
CONSTITUIDA: El 19 de diciembre de 2007,
MATRICULA MERCANTIL: No 01762028,
NIT: 9001922621-1,
DIRECCIÓN: AV Cr 19 No 95/37/55 piso 9 de la ciudad de Bogotá
TELÉFONO: (571) 6.389900
CORREO ELECTRÓNICO: servicioalcliente@promobily-sa.com, mpcano@canojimenez.com

RESPONSABLE
Para más información al respecto, usted siempre podrá comunicarse con PROMOBILY S.A., Dirección: Avenida Carrera 19 No. 95 – 55 Piso 9, Edificio Platino de la ciudad de Bogotá D.C. Correo Electrónico: servicioalcliente@promobily-sa.com Teléfono: (571) 6 38 99 00 Área Encargada: Dirección comercial y SGL (Secretaria General y Legal); Vigencia de la Política. La presente política entrará en vigencia a partir de su expedición. PROMOBILY S.A., garantiza que velara por la seguridad de los datos recolectados adoptando las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar que los datos objeto de tratamiento por PROMOBILY S.A., no sean adulterados, perdidos, consultados o usados por personal no autorizado o de manera fraudulenta; así mismo velara por la confidencialidad de los datos almacenados; así como del manejo que las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales se encuentran obligadas a cumplir mediante la reserva de la información.

TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS
En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de PROMOBILY S.A., se limitará a aquellos que son pertinentes y adecuados para el desarrollo de su objeto social o requeridos conforme la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia o transmisión (según corresponda), en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso: a) Tratamiento de datos personales de empleados (activos o inactivos), se realiza para cumplir con: (i) conocimiento del personal vinculado de acuerdo a las políticas de contratación (ii) Cumplimiento de las obligaciones laborales a cargo de PROMOBILY S.A., tales como: pagos de nómina, pagos y reportes al sistema de seguridad social integral; pago de parafiscales, plan de beneficios, y demás temas relacionados con las actividades de recursos humanos. (iii) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades del sistema general de seguridad social integral a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado o entidad administrativa o judicial competente; b) tratamiento de datos personales con clientes, se realiza para cumplir con: (i) obtener la información necesaria de naturaleza comercial y legal pertinente para la vinculación al proyecto que lo requiera de acuerdo al vehículo de negocio que establezca la empresa (ii) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, o por entidades administrativas o judiciales competentes (iii) promoción de nuevos proyectos y/o invitaciones comerciales, (iv) relacionadas con el aseguramiento del cumplimiento de las obligaciones contractuales adquiridas. (c) tratamiento de datos personales con proveedores y contratistas, se realiza para cumplir con: (i) realizar selecciones objetivas, idóneas, con las calidades jurídicas y legales pertinentes y acordes con las políticas de contratación de la empresa. (ii) asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de contratistas, atención de eventuales emergencias. (iii) Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de PROMOBILY S.A., tales como: pago de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley se deban realizar, (iv) atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios o autoridad administrativa o judicial competente.

DERECHOS DE LOS TITULARES
Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. g) Otorgar o no autorización sobre la recolección de datos de carácter sensible.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES
Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo atencionalcliente@promobily-sa.com o a la dirección Avenida Carrera 19 No. 95 – 55 Piso 9, Edificio Platino de la ciudad de Bogotá D.C.: a) Consultas: PROMOBILY S.A., debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días. b) Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a PROMOBILY S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico atencionalcliente@promobily-sa.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, PROMOBILY S.A., requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. b. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. c. El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. d. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a PROMOBILY S.A., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, PROMOBILY S.A., no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión tendrá que ser presentada a través de los medios habilitados por PROMOBILY S.A., y contener como mínimo lo siguiente: a. Nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir respuesta. b. Documentos que acreditan la identidad o la personalidad de su representante. c. Descripción clara y precisa de los datos personales que dan lugar al reclamo. d. Cuando los reclamos tengan por objeto la rectificación o actualización, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y adoptar la documentación que avale su petición.

Para la solicitud de supresión, la cual se materializa mediante la eliminación total o parcial de la información personal según lo solicitado por el titular, PROMOBILY S.A., podrá negarse a la misma cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES PROMOBILY S.A., sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual PROMOBILY S.A., tiene la obligación de conservar los datos personales PROMOBILY S.A., o el encargado del tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.

Vigencia: El presente manual rige a partir del 4 de enero de dos mil diez y seis (2016) y deja sin efecto manuales anteriores.